Feedback gekonnt geben: Wie Sie mit klarem Feedback nachhaltig führen  

Sie wissen sicherlich, wie wichtig Feedback in Unternehmen ist. Dennoch wird es oft kaum genutzt oder falsch angewandt. Gutes Feedback ist ein Schlüsselfaktor, um Teams weiterzuentwickeln, Konflikte zu vermeiden und vor allem eine lernende Kultur zu etablieren. Denn ohne Rückmeldungen bleibt vieles im Dunkeln: Eine Führungskraft kann nicht wissen, wie ihr Verhalten tatsächlich ankommt. Mitarbeitende wiederum können verunsichert sein, ob sie mit ihren Ergebnissen auf dem richtigen Weg sind.

Hier setzt ein strukturiertes Vorgehen an, das signifikant zur Verbesserung des Teamklimas beiträgt. Gleichzeitig kann regelmäßiges Feedback auch die persönliche Weiterentwicklung fördern und schafft damit klare Win-win-Situationen. Der Blick auf ein bewährtes Modell – das sogenannte „gewievte Feedback“ – zeigt, wie Sie Wahrnehmung, Interpretation, Empfindung und Verhaltenswünsche trennen und jeweils in eine verständliche Form gießen. Im folgenden Hauptteil begleiten Sie praxisrelevante Tipps, Beobachtungen und Beispiele. Lassen Sie uns nun gemeinsam tief in das Thema einsteigen!

Warum Feedback so selten gelingt

Viele Führungskräfte wissen zwar fundamentally, dass Feedback Kultur und Engagement stärkt, jedoch fällt es im Arbeitsalltag oft unter den Tisch. Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Zeitmangel: Oft fehlt die Ruhe, um sich gemeinsam hinzusetzen und Themen nicht nur oberflächlich durchzugehen.
• Fehlende Methoden: Viele haben nie gelernt, konstruktives Feedback klar und unmissverständlich zu formulieren, ohne Vorwürfe oder Allgemeinplätze.
• Konfliktscheu: Ob bewusst oder unbewusst – Menschen möchten keine negative Reaktion provozieren und neigen dazu, Kritik zu vermeiden.

Genau hier bietet ein erprobtes Modell wie das „gewievte Feedback“ Abhilfe, indem es leicht verständliche Schritte an die Hand gibt.

Das „gewievte Feedback“-Modell im Überblick

Das Wort „gewievt“ steht dabei für vier Aspekte:

W – Wahrnehmung
I – Interpretation
E – Empfindung (Emotion)
V – Verhaltenswunsch

Diese Buchstaben bringen auf den Punkt, wie Sie Feedback strukturiert aufbauen. Schauen wir uns die einzelnen Schritte genauer an.

W – Wahrnehmung

Zunächst schildern Sie, was Sie konkret wahrgenommen haben. Dabei geht es um beobachtbare Fakten, ohne eine Bewertung hinzuzunehmen. Sie könnten zum Beispiel sagen:

• „Ich habe heute Morgen im Teammeeting gesehen, dass Sie während der Präsentation mehrfach ihre Mails gecheckt haben.“
• Oder: „Gestern ist etwas Interessantes passiert: Sie haben Ihre Idee vorgetragen, und danach herrschte betretenes Schweigen.“

Achten Sie in dieser Phase darauf, bestimmte Sprachmuster zu vermeiden. Verallgemeinerungen wie „Sie machen ständig …“ oder „Immer passiert …“ führen kaum weiter. Ihr Gegenüber fühlt sich in eine Ecke gedrängt und reagiert oftmals defensiv.

I – Interpretation

Im Anschluss folgt Ihre subjektive Deutung der Wahrnehmung. Sie geben nun an, welchen Eindruck dies bei Ihnen erweckt hat. Hierbei können Sie Formulierungen verwenden wie:

• „Auf mich wirkte das so, als ob …“
• „Mein Eindruck ist, dass Sie …“

Diese Klarheit sorgt dafür, dass die empfängliche Person besser verstehen kann, warum Sie überhaupt Feedback geben und hilft, Missverständnissen vorzubeugen. Wundern Sie sich nicht, wenn die andere Person sagt: „Das sehe ich aber ganz anders!“ Genau hier entsteht ein Dialog, in dem Sie beide Perspektiven beleuchten können.

E – Empfindung (Emotion)

Nun geht es darum, offen auszusprechen, mit welchen Gefühlen Sie auf das Gesehene reagieren. Dieser Schritt verleiht dem Feedback eine menschliche Komponente, macht es nahbar und glaubwürdig. Mögliche Formulierungen:

• „Ich bin irritiert, weil ich dachte, das Thema sei für Sie wichtig.“
• „Das hat mich überrascht, weil ich etwas anderes erwartet hatte.“

Durch den Schritt der Empfindung begreift Ihr Gegenüber, wie sein Verhalten oder ein Ereignis in Ihnen etwas auslöst. Feedback ohne diesen persönlichen Bezug zum eigenen Gefühl wirkt oft kalt und unpersönlich.

V – Verhaltenswunsch

Der vierte Schritt bringt das Ganze schließlich auf eine zukunftsorientierte Ebene. Sie sagen, was Sie sich konkret wünschen oder welche Alternative Sie gern beim nächsten Mal sehen würden. Dies ist der Teil, der häufig vergessen wird. Viele Feedback-Gespräche enden bloß in der Feststellung, dass etwas nicht optimal läuft. Doch erst der Verhaltenswunsch schließt den Kreis:

• „Ich wünsche mir künftig, dass Sie in Meetings aktiver zuhören und Fragen stellen, anstatt parallel E-Mails zu schreiben.“
• „Mir wäre es hilfreich, beim nächsten Mal eine kurze Rückmeldung zu bekommen, ob Sie mit meinen Vorschlägen einverstanden sind oder nicht.“

Je konkreter dieser Wunsch formuliert ist, desto einfacher kann Ihr Gegenüber handeln und den Wunsch umsetzen.

Tipps für die Umsetzung im Alltag

Auch das beste Modell funktioniert nur, wenn es im Alltag gelebt wird. Nachfolgend einige Impulse, wie sich das „gewievte Feedback“ dauerhaft in Ihr Unternehmen integrieren lässt.

1. Trennen Sie Fakten von Meinungen

Ein häufiger Stolperstein: Viele vermischen Wahrnehmung und persönliche Einschätzung. Doch erst wenn Sie beide Elemente sauber trennen, kann ein konstruktives Gespräch entstehen. Dies gilt sowohl für positive als auch negative Rückmeldungen.

2. Nutzen Sie Zeitfenster für regelmäßiges Feedback

Planen Sie bewusst 15 Minuten pro Woche für mini-Feedback-Gespräche mit Einzelpersonen ein. Oder etablieren Sie einen festen Rhythmus, zum Beispiel im Monatsgespräch, wo sich Teammitglieder gegenseitig Rückmeldung geben. Dadurch bleibt Feedback im Fluss, statt sich zu einem „großen Berg“ aufzutürmen.

3. Beachten Sie den Zeitpunkt

Feedback lebt von Aktualität. Geben Sie Rückmeldungen idealerweise zeitnah. Es ist für alle Beteiligten leichter, sich an konkrete Situationen zu erinnern, wenn sie nicht längst in Vergessenheit geraten sind. Lange aufgestautes Feedback kann leicht übertrieben oder unpräzise wirken.

4. Feedback schriftlich geben

Gerade bei größeren Projekten oder Vertretungen in Ihrem Team kann ein schriftliches Fettdruck-Feedback sinnvoll sein. Probieren Sie zum Beispiel:

• Drei Dinge, die hervorragend liefen.
• Drei Anregungen, was optimiert werden könnte.

So haben beide Seiten eine klare Dokumentation. Und Sie vermeiden Allgemeinplätze, indem Sie konkret sagen, was gelungen ist und wo genau mehr Potenzial liegt.

5. Üben Sie spielerisch

Kein Meister fällt vom Himmel. Nehmen Sie sich Zeit im Team, um das Feedbackgeben in kleinen Rollenspielen zu üben. Gerade in besonders kritischen Szenarien, z. B. in Konfliktsituationen, kann eine Proberunde helfen, die passende Tonalität zu finden.

Beispiel aus der Praxis

Denken Sie an folgende Szene: Ein Projektleiter hat mit großem Engagement einen neuen Prozess eingeführt. In einem persönlichen Gespräch versuchen Sie zu verdeutlichen, dass aus Ihrer Sicht noch wichtige Schritte fehlen. Sie beschließen, ein gewievtes Feedback zu geben.

• Wahrnehmung: „Herr Meier, ich habe gesehen, dass Sie in der Projektpräsentation ausführlich auf den Kostenaspekt eingegangen sind, aber die Zeitplanung nur kurz gestreift haben.“
• Interpretation: „Für mich wirkte das, als ob die Termintreue momentan noch nicht ganz durchgeplant ist.“
• Empfindung: „Das macht mich ein wenig unruhig, weil wir wichtige Deadlines einhalten müssen.“
• Verhaltenswunsch: „Könnten Sie bitte bis nächste Woche einen klaren Terminplan mit den wichtigsten Meilensteinen nachreichen? Dann haben wir eine bessere Basis für die weiteren Schritte.“

Dieses Beispielszenario zeigt eindrücklich, wie respektvoll und gleichzeitig deutlich Ihr Feedback ankommen kann. Herr Meier weiß sofort, woran er ist, worum Sie sich sorgen und was genau Sie sich wünschen.

Wie 361° Feedback von xpand unterstützen kann

Neben dem direkten, persönlichen Gespräch ist auch systematisches Feedback von großem Nutzen. Dabei hilft das 361° Feedback von xpand, das aus drei Perspektiven (z. B. Mitarbeitende, Peers, Führungskräfte) plus Ihrer eigenen Einschätzung eine umfassende Außensicht liefert. Unterschiedlichste Kompetenzen – von Management-Fähigkeiten bis zu sozialer Verantwortung – werden bewertet.

Sie profitieren davon, weil:

• Sie eine klare Übersicht über Stärken und Entwicklungsfelder erhalten.
• Sie erkennen, ob bestimmte Verhaltensweisen situationsbedingt oder grundsätzlich vorhanden sind.
• Sie in einem geschützten Rahmen anonymes und ehrliches Feedback bekommen, was im direkten Gespräch manchmal nicht angesprochen wird.

Anhand der Ergebnisse können Sie oder die betroffene Führungskraft gezielte Trainingspläne entwickeln. Diese drehen sich um kleine, aber wirkungsvolle Veränderungsschritte, die Motivation und Produktivität erhöhen.

Fallstricke beim Feedbackgeben

Obwohl „gewieftes Feedback“ strukturiert ist, gibt es einige Stolperfallen, die Sie kennen sollten:

• Killerphrasen: „Immer passiert das!“, „Nie machst du …“ – pauschale Aussagen führen oft dazu, dass Ihr Gegenüber sich nicht ernst genommen fühlt und in eine Verteidigungshaltung geht.
• Unklare Verhaltenswünsche: Sagen Sie ausdrücklich, was Sie sich stattdessen wünschen. „Seien Sie einfach netter“ ist zu vage.
• Fehlende Einfühlsamkeit: Feedback ist kein Monolog. Hören Sie Ihrem Gegenüber zu und fragen Sie nach seiner Sichtweise. Nur so entsteht ein echter Austausch, und Sie können gegebenenfalls Ihre Interpretation anpassen.

Das richtige Maß an Lob und Kritik

Unterschätzen Sie nicht die Kraft positiven Feedbacks! Ein Lob für gute Leistungen oder das Hervorheben einer kleinen Verbesserung fördert das Vertrauen in die eigene Kompetenz. Bei Kritik verhält es sich ähnlich wie beim Salz in der Suppe: zu viel kann den Geschmack ruinieren, zu wenig führt zu Fade. Suchen Sie einen gesunden Mittelweg.

Von außen sehen wir uns selten

Wo kein Feedback gegeben wird, bleiben Menschen in ihrer blinden Fleck-Zone stecken. Dieser Begriff stammt aus dem Johari-Fenster: Wir alle haben Seiten an uns, die anderen auffallen, uns selbst aber gar nicht bewusst sind. Ohne Feedback bleibt entsprechendes Verhalten unsichtbar. In der Konsequenz können Potenziale ungenutzt oder Konfliktpunkte ungelöst bleiben.

Wie eine lernende Unternehmenskultur entsteht

Gelingendes Feedback stärkt nicht nur Einzelpersonen, sondern die Gesamtkultur. Wenn Ihre Organisation Feedback als Teil des Alltags begreift, entstehen folgende Vorteile:

• Offener Austausch: Probleme werden früher erkannt und direkt angesprochen.
• Fokus auf Problemlösung: Es geht nicht mehr um Schuldzuweisungen, sondern darum, Teamwork zu verbessern.
• Schnellere Entwicklung: Wer ehrliche Rückmeldungen bekommt, kann gezielt an den passenden Stellschrauben drehen.

Das Resultat: Eine lernende Organisation, in der Mitarbeitende sich engagiert einbringen und ebenso schnell Hilfe annehmen.

Schritt-für-Schritt-Integration ins Unternehmen

Abschließend möchten wir Ihnen noch ein paar praxisnahe Schritte mitgeben, sodass Feedback fest verankert werden kann:

1. Feedback-Leitlinien entwickeln: Formulieren Sie unter Einbindung Ihres Teams kurze und klare Feedback-Regeln.
2. Trainings durchführen: Bieten Sie Schulungen oder Workshops an, damit alle dieselbe Sprache und dieselben Abläufe kennen.
3. Vorbildfunktion: Leben Sie als Führungskraft Feedback. Geben Sie selbst regelmäßig Rückmeldungen und fordern Sie aktiv Feedback von Ihren Mitarbeitenden ein.
4. Wertschätzende Kultur schaffen: Belohnen Sie konstruktives Feedback, etwa in Form von Anerkennung im Team.
5. Regelmäßige Überprüfung: Bewerten Sie nach einigen Monaten, ob sich die Feedbackkultur entwickelt hat. Passt der Rahmen noch, braucht es Anpassungen?

Was tun bei Widerstand?

Manche Mitarbeitende oder auch Führungskräfte empfinden Feedback zunächst als Bedrohung, insbesondere bei kritischen Rückmeldungen. Bleiben Sie in solchen Situationen geduldig, respektvoll und freundlich. Weisen Sie darauf hin, dass Feedback immer auch Chancen eröffnet, persönliche Stärken besser einzuschätzen.

Es empfiehlt sich, resistant wirkende Personen einzuladen, selbst Feedback einzufordern: „Wie würden Sie sich wünschen, dass andere Ihnen rückmelden, was sie gerade empfinden?“ Häufig löst dies eine konstruktive Selbstreflexion aus.

Fazit

Sie sehen: Feedback ist keine Raketenwissenschaft, braucht aber klare Strukturen und geübte Kommunikation. Das Modell des „gewievten Feedbacks“ – basierend auf Wahrnehmung, Interpretation, Empfindung und Verhaltenswunsch – zeigt, wie Sie auf Augenhöhe Klartext reden. In Ihren Führungssituationen gehen Sie damit auf die Situation, Ihre Sichtweise und Ihre Gefühle ein, bevor Sie konkrete Verbesserungsvorschläge äußern.

Besonders wirkungsvoll wird Feedback, wenn es zeitnah erfolgt, spezifisch ausfällt und in einem offenen Dialog mündet. Nutzen Sie das 361° Feedback von xpand, um Ihr Führungsverhalten von mehreren Perspektiven zu beleuchten und an den richtigen Stellschrauben zu drehen. Mit einer wertschätzenden Feedbackkultur fördern Sie in Ihrem Team Vertrauen, Motivation und kontinuierliches Lernen.

Haben Sie Lust, die Kunst des Feedbacks in Ihrem Führungskreis oder Ihrem Team voranzubringen? Legen Sie am besten noch heute einen Termin fest oder kontaktieren Sie uns – wir begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zu einem erfolgreicher agierenden Team!